Livro Caixa é o livro no qual são
relacionadas, mensalmente, as receitas e despesas relativas à prestação de
serviços sem vínculo empregatício, observado que o seu registro na Secretaria
da Receita Federal ou em cartórios é dispensado.
A Secretaria da Receita Federal
disponibiliza todos os anos o programa Carnê-Leão com Livro Caixa eletrônico,
oferecendo a vantagem da escrituração eletrônica do Livro Caixa para as pessoas
físicas.
O programa Carnê-Leão 2013 pode ser
obtido na internet e está disponível no site da RFB (www.receita.fazenda.gov.br).
Esse programa é utilizado para os
rendimentos sujeitos ao recolhimento mensal obrigatório (Carnê-Leão) recebidos
em 2013. Os dados do programa Carnê-Leão 2013 poderão ser exportados para a
Declaração de Ajuste Anual de IRPF 2014 apresentada no modelo completo.
O Programa Carnê-Leão permite a
escrituração eletrônica do Livro Caixa, com diversas vantagens para o
contribuinte, tais como:
- cálculo do limite mensal de
dedução;
- transporte do excedente para o mês
seguinte, até dezembro;
- plano de contas básico e ajustável
à sua atividade profissional;
- impressão do Livro Caixa, inclusive
dos termos de abertura e encerramento;
- importação dos dados cadastrais do
Livro Caixa e do plano de contas ajustado à atividade profissional do
contribuinte, de um exercício para o exercício seguinte.
Despesas
Trabalhistas:
Remuneração paga a
terceiros com vínculo empregatício (salários) e os respectivos encargos
trabalhistas (FGTS, INSS, Alimentação e outros benefícios);
Serviços
de Terceiros:
Remuneração paga a terceiros sem vínculo empregatício (prestadores eventuais de
serviços autônomos) devidamente inscritos no INSS e ISS cujas despesas estejam
relacionadas diretamente a atividade principal do contribuinte;
Impostos
e Taxas Diversas:
São todos os tributos
pagos considerados necessários ao desempenhado da atividade profissional (IPTU,
ISS, INSS, Cartórios);
Despesas
com Custeio e Funcionamento:
São aquelas quantias
despendidas na aquisição de bens próprios para o consumo, tais como: impressos
e material de escritório, conservação e limpeza, produtos destinados a exames
específicos. Inclui-se também os gatos com aluguel, água, luz, telefone,
condomínio e outras despesas relacionadas a atividade.
Propaganda,
Assinatura de Jornais e Revistas, Roupas Especiais:
Toda propaganda cujo
conteúdo esteja relacionado diretamente a atividade profissional pode ser
deduzido como despesa.
Poderá ser deduzido
como despesas todos os livros, jornais e revistas desde que estejam
relacionados diretamente a função exercida pelo contribuinte e visem seu
aprimoramento técnico, tais como: livros, enciclopédias, jurisprudências, etc.;
Caso o profissional
necessite de roupas especiais que identifiquem sua qualificação profissional,
as mesmas também poderão ser deduzidas no livro caixa do mês correspondente ao
gasto efetivo.
Contribuições
Para Conselhos de Categoria, Sindicatos de Classe e Associações Profissionais:
Todas as contribuições
pagas a entidades de classe, tais como: o sindicato representativo da classe,
associações cientificas, as autarquias estaduais e federais de fiscalização das
profissões que dependam de regulamentação específica.
Despesas
com Congressos e Seminários:
São permitidas suas
deduções desde que guarde estrita relação com a atividade exercida pelo
contribuinte. Podem ser deduzidas todas as despesas incluindo desde a taxa de
inscrição, impressos e apostilas, livros técnicos, despesas de locomoção,
hospedagem e alimentação. Todas estas despesas estão condicionadas ao
certificado de conclusão ou comparecimento ao respectivo evento e devem estar
comprovadas Se feitas em moeda estrangeira devem ser convertidas ao câmbio
oficial da data do pagamento.
Honorários
Profissionais:
Todo honorário pago ao contabilista responsável pela
escrituração do livro caixa e demais rotinas da área, também são dedutíveis no
livro caixa. Os honorários advocatícios também podem ser deduzidos quando o
assunto em questão tratar-se exclusivamente de matéria relacionada a atividade do profissional.
Imóvel
Residencial/Profissional:
Quando o profissional
utilizar seu próprio imóvel para o exercício da sua profissão e não conseguir
comprovar separadamente as despesas relativas a sua atividade, o mesmo poderá
deduzir em seu livro caixa um quinto dessas despesas correspondentes ao aluguel
(se for o caso), água, luz, telefone, condomínio, impostos e taxas, gás e
demais despesas diretamente relacionadas a atividade
principal.
Manutenção
e Conservação
As despesas com manutenção e conservação (exceto
reformas estruturais) do imóvel locado ou do próprio contribuinte são
dedutíveis para efeitos de escrituração do Livro
Caixa.
Correios e Transportes:
No caso da real necessidade do envio e ou retirada de
objetos e documentos necessários a atividade exercida
as despesas de correios e serviços de entregas também são dedutíveis desde que
devidamente comprovadas com o protocolo da agencia
dos correios e a nota fiscal do prestador dos serviços de transporte.
Outras
Despesas:
Outros gastos necessários a atividade
específica e individual de cada contribuinte não contempladas anteriormente.
Instalações, máquinas e equipamentos:
O valor de locação de instalações, máquinas e
equipamentos é dedutível, o que não ocorre com o valor de aquisição dos mesmos
bens. Os valores relativos a aluguel do imóvel, da linha telefônica, do
computador, da copiadora, são TODOS dedutíveis.
Tíquetes de Caixa
- Comprovação das Despesas:
Não basta que o documento comprove a efetivação do
pagamento, é indispensável que a comprovação alcance a natureza do dispêndio.
Por essa razão os documentos emitidos por máquinas registradoras ou
simplificados não se prestam à comprovação de que trata o § 2º, do art. 51, da IN SRF nº 15/2001. Aceitam-se, entretanto os comprovantes emitidos por
Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF que contenham, em relação à pessoa
física compradora, no mínimo (Lei nº 9.532/97, art. 61):
a) a sua identificação, mediante a indicação do número de
inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF, se pessoa física, ou no
Cadastro Geral de Contribuintes - CNPJ, se pessoa jurídica, ambos do Ministério
da Fazenda;
b) a descrição dos bens ou serviços objeto da operação,
ainda que resumida ou por códigos;
c) a data e o
valor da operação.
Despesas comuns
(Rateio sob forma de condomínio)
No caso de escritórios, clínicas e ou consultórios
onde as despesas são rateadas de acordo com o número de profissionais e ou
qualquer outro critério estabelecido previamente, o livro caixa deverá
ser escriturado em sua totalidade contemplando todas as despesas dedutíveis e não dedutíveis (movimentação
financeira contábil equiparada a condomínio). O valor apurado a ser rateado
entre os profissionais autônomos contemplarão apenas as despesas dedutíveis. O
valor do rateio anual das despesas integrará mensalmente a escrituração do
Livro Caixa individual de cada profissional para dedução na declaração de
ajuste anual - IRPF.
Conforme previsto no regulamento do Imposto de renda
das pessoas físicas existem restrições para algumas despesas que não podem ser
deduzidas e ou escrituradas como despesas no Livro Caixa. Podemos destacar
dentre outras:
Arrendamento / Leasing:
A legislação veda, expressamente, a dedução de
quaisquer valores relativos a contratos de arrendamento mercantil. Este
posicionamento do fisco tem gerado discordância dos contribuintes do carnê-leão
pois entendem
os contribuintes que é da essência deste tipo de contrato, o direito de opção
pela aquisição.
Pago o resíduo o bem é do arrendatário, caso contrário
o valor pago permitiu apenas sua utilização. Pagar para usar é locar,
argumentam os contribuintes porém sua vedação consta
no artigo 34 da Lei 9.250/95;
Despesas com
locomoção e veículos:
Não são dedutíveis os
gastos com combustível, pedágio e manutenção e seguros de veículos ( Lei
9.250/95). Tais gastos somente poderão ser dedutíveis quando o profissional for
caixeiro viajante.
Estacionamento
destinado a clientes:
Convênios com estacionamentos exceto aqueles exigidos
pelas Prefeituras Municipais para fins liberação de alvará de funcionamento. O
estacionamento deverá emitir Nota Fiscal de Prestação de Serviços para o
tomador dos serviços ;
Assinatura de
jornais locais e revistas:
Publicações que não tenham conteúdo técnico tais como: Jornais periódicos,
Revista Veja, Isto É, Valor Econômico, Caras, e outras publicações do
gênero; (PN CST 60/78)
Aplicações de
Capital:
Bens necessários a atividade profissional são considerados
aplicação de capital e devem ser declarados no imposto de renda da pessoa
física no item “bens e direitos”. Estão inclusos os custos com instalações e
equipamentos (inclusive de informática); mobiliários de consultório ou
escritório; instalações específicas, etc.
Objetos de
decoração;
Quadros, tapetes, mesas de centro, vasos ornamentais e
assemelhados não são despesas necessárias ao desempenho da atividade
profissional, portanto não dedutíveis para fins de livro
caixa.
Benfeitorias:
Os gastos com
benfeitorias (adaptação/reforma do imóvel locado às necessidades do
contribuinte) não podem ser deduzidos no livro caixa. Tais gastos que integrarão o patrimônio do proprietário do imóvel é considerado aplicação de capital
(investimento). Benfeitorias e reformas não devem ser confundidas com aquelas
despesas relativas a manutenção e conservação.
Tíquetes de caixa
- comprovação das despesas:
Caso os documentos não possuam as informações básicas
a seguir os mesmos não serão considerados documentos hábeis para fins de
escrituração de dedução das despesas no livro caixa do contribuinte:
a) a sua identificação, mediante a indicação do número de
inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF, se pessoa física, ou no
Cadastro Geral de Contribuintes - CNPJ se pessoa jurídica, ambos do Ministério
da Fazenda;
b) a descrição dos bens ou serviços objeto da operação,
ainda que resumida ou por códigos;
c) data e o valor da operação.
Despesas não
relacionadas com a atividade profissional:
O fisco adota critérios
distintos para análise documental das despesas realmente necessárias a atividade exercida pelo contribuinte. Tomando como base o
profissional da área de saúde cuja roupa branca é dedutível para
fins do livro caixa, estam esma despesa não é considerada dedutível para o caso
de advogados, contadores e ou arquitetos. A despesas devem
guardar relação direta com a atividade fim de cada profissional
autônomo.
Despesas
conflitantes:
Perante a Receita Federal todas as despesas deverão
manter relação direta com o desempenho da atividade profissional. Algumas
despesas são desconsideradas pela fiscalização através da utilização da relação
direta de necessidade. As despesas com seguro de imóveis próprios ou de
terceiros é um dos exemplos em que o fisco tem se manifestado contrário a sua
dedução.
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